Gasten beheren

Open de beheerpagina van je evenement en kies het tabblad Gasten.

In één oogopslag

Bovenaan zie je hoeveel mensen er gaan ten opzichte van je capaciteit (Max.), en hoeveel er bevestigd, in behandeling en op de wachtlijst staan. Verkoop je meer dan één tickettype, dan toont Tickettypes hoeveel plekken elk type heeft ingenomen.

Status van gasten

Status	Betekenis
Gaat	Bevestigd. Heeft een ticket.
In behandeling	Heeft gevraagd om deel te nemen aan een evenement met goedkeuring. Wacht op jou.
Betaling in behandeling	Is begonnen met afrekenen voor een betaald ticket en heeft nog niet betaald.
Op wachtlijst	Staat op de wachtlijst.
Aangeboden	Heeft een plek van de wachtlijst aangeboden gekregen. Heeft 24 uur om te accepteren.
Uitgenodigd	Door jou uitgenodigd en nog niet aangemeld.
Afgewezen	Heeft afgewezen, of het verzoek is afgewezen.

Verzoeken goedkeuren of afwijzen

Vraagt je evenement om goedkeuring, dan hebben gasten in behandeling de knoppen Goedkeuren en Afwijzen in de gastenlijst. Goedgekeurde gasten van een gratis evenement doen meteen mee. Bij een betaald evenement wordt hun gevraagd af te rekenen. Gasten krijgen in beide gevallen een melding.

Je kunt goedkeuring altijd aan- of uitzetten met Evenement bewerken.

Mensen uitnodigen

1. Kies Nodig gasten uit.
2. Zoek bij Mensen om uit te nodigen op profielnaam of gebruikersnaam en selecteer mensen.
3. Kies Uitnodigingen versturen.

Uitgenodigde mensen krijgen een melding en een e-mail. Bij een evenement Alleen op uitnodiging kunnen alleen uitgenodigde mensen zich aanmelden.

Wil je een hele groep uitnodigen, kies dan Deze groep uitnodigen op de evenementpagina. Voordat je bevestigt, zie je hoeveel mensen een uitnodiging krijgen. Wie al is uitgenodigd of al komt, blijft ongewijzigd.

Wil je een uitnodiging intrekken, zoek dan de gast en kies Uitnodiging annuleren.

Wachtlijst

Is je evenement vol en staat de wachtlijst aan, dan komen nieuwe mensen op de wachtlijst. Annuleert een gast, dan biedt GatherEasy de plek automatisch aan de volgende persoon op de wachtlijst aan. Je kunt ook zelf Volgende toelaten kiezen om een plek aan te bieden, bijvoorbeeld nadat je de capaciteit hebt verhoogd.

Een aanbod geldt 24 uur. Wordt het niet geaccepteerd, dan gaat het naar de volgende persoon.

Een gast verwijderen

Kies Verwijderen naast de gast en bevestig met Gast verwijderen. Heeft de gast betaald, dan wordt het ticket volledig terugbetaald. De transactiekosten van Stripe, die Stripe niet teruggeeft, komen voor jouw rekening. Is je Stripe-saldo te laag, dan wacht de terugbetaling tot je geld toevoegt.

De volledige gastenlijst

Kies Gastenlijst of Volledige tabel openen om alle gasten te zien. Je kunt:

• Zoek gasten op naam of e-mail,
• filteren op Status of Ingecheckt,
• de Registratieantwoorden van elke gast bekijken.

Een CSV exporteren

Kies de downloadknop bij de gastenlijst, of CSV exporteren in de volledige tabel, om je gasten als spreadsheet te downloaden. Handig voor naambadges, tafelindelingen of je eigen administratie.

Verzoeken om terugbetaling

Annuleert een gast een betaald ticket, dan vraagt die jou om een terugbetaling. Verzoeken staan bovenaan het tabblad Gasten onder Verzoeken om terugbetaling. Per verzoek kun je:

• Volledig terugbetalen,
• Deels terugbetalen: vul het bedrag in en kies Deze terugbetaling versturen,
• Afwijzen: dit is definitief, en de gast kan het niet opnieuw vragen.

De plek van de gast is al teruggegaan naar het evenement of naar de wachtlijst, wat je ook beslist. Stripe houdt bij elke terugbetaling de transactiekosten in; die gaan van jouw opbrengst af. Zet je terugbetalingsbeleid op het tabblad Betaling van je groep, zodat gasten weten wat ze kunnen verwachten. Zie Tickets verkopen.