Een e-mailaccount koppelen

Je kunt een of meer mailboxen aan je GatherEasy-koppeling toevoegen. Je assistent kan dan e-mail zoeken, lezen, beantwoorden en versturen, bijvoorbeeld om een offerte van een locatie af te handelen, je gasten te mailen of een gemailde uitnodiging om te zetten in een evenement.

Een mailbox koppelen is optioneel. Je hebt nodig:

• het e-mailrecht, aangevinkt bij het koppelen (zie Inloggen en rechten),
• een assistent die het interactieve paneel van GatherEasy toont (zoals Claude of ChatGPT). Je vult de gegevens van de mailbox in het paneel in, nooit in de chat.

Gmail en Outlook

Voor een mailbox van Gmail of Microsoft 365 kun je ook de eigen Gmail- of Outlook-connector van je assistent gebruiken, die rechtstreeks bij Google of Microsoft inlogt. Het koppelen van mail via GatherEasy gebruikt IMAP en SMTP, wat bij bijna elke provider werkt.

Voordat je begint: maak een app-wachtwoord

De meeste providers laten andere apps niet inloggen met je gewone wachtwoord. Maak een app-wachtwoord aan in de beveiligingsinstellingen van je e-mailprovider, bijvoorbeeld bij Google-account → Beveiliging → App-wachtwoorden, of bij iCloud → Inloggen en beveiliging → App-specifieke wachtwoorden. De helppagina’s van je provider leggen uit hoe.

Je hebt ook de servernamen en poorten voor IMAP (inkomend) en SMTP (uitgaand) van je provider nodig. Veelgebruikte instellingen:

Provider	IMAP-server	SMTP-server
Gmail	imap.gmail.com : 993	smtp.gmail.com : 465 of 587
Outlook / Hotmail	outlook.office365.com : 993	smtp.office365.com : 587
iCloud Mail	imap.mail.me.com : 993	smtp.mail.me.com : 587
Fastmail	imap.fastmail.com : 993	smtp.fastmail.com : 465

Staat jouw provider er niet bij, kijk dan in de documentatie van je provider.

De mailbox koppelen

1. Vraag je assistent: “Open mijn GatherEasy-e-mailinstellingen.”
2. Kies in het paneel E-mailaccounts de optie E-mailaccount toevoegen.
3. Vul in:
   • Accountnaam, zoals “Werk”,
   • E-mailadres,
   • eventueel Labels (gescheiden door komma’s, bijvoorbeeld Werk, Privé),
   • de instellingen voor inkomend (IMAP) en uitgaand (SMTP): Server, Poort, Beveiliging (SSL/TLS of STARTTLS), Gebruikersnaam en Wachtwoord of app-wachtwoord,
   • eventueel een Handtekening,
   • Gebruiken als standaardaccount voor versturen,
   • Een kopie van verzonden mail bewaren in de map Verzonden.
4. Test de verbinding. De tests lopen per server apart.
5. Sla op.

Opmerking

Het e-mailpaneel gebruikt dezelfde taal als je assistent.

Wachtwoorden worden versleuteld voordat ze worden opgeslagen en worden nooit meer getoond, ook niet aan je assistent. De assistent ziet alleen de naam van elk account en of het werkt.

Vereisten

• Beide servers moeten versleuteling gebruiken (SSL/TLS of STARTTLS).
• De servers moeten bereikbaar zijn via het openbare internet. Adressen in een privé- of lokaal netwerk zijn niet toegestaan.

Gekoppelde accounts beheren

Open het e-mailpaneel opnieuw om een account te bewerken, het standaardaccount te kiezen of een account te verwijderen (Verwijderen bevestigen).

Goed om te weten

• Ga voorzichtig om met de inhoud van e-mail. E-mails komen van buiten GatherEasy. Een bericht kan instructies bevatten die bedoeld zijn om een assistent te misleiden. Je assistent behandelt e-mail als informatie, niet als opdrachten, maar controleer alles wat ongewoon is voordat je erop handelt.
• Zoekopdrachten geven maximaal 50 berichten tegelijk, en bulkacties zoals als gelezen markeren werken op maximaal 100 berichten.
• Versturen heeft een limiet per uur per account.
• Heb je gekoppeld voordat e-mailtoegang bestond, dan vraagt je assistent je opnieuw te koppelen zodra je voor het eerst een e-mailfunctie gebruikt.